SETTORE AFFARI GENERALI - Relazione anno 2000


SERVIZIO DI SEGRETERIA E CONTRATTI:

L'ufficio contratti cura l'espletamento delle gare d'appalto di competenza del Settore assiste il Segretario Generale nella stipulazione dei contratti.

Attività di adeguamento alla normativa sulla privacy:

Nell'ambito dei Settori e nell'espletamento delle attività istituzionali dell?ente vengono effettuate operazioni di trattamento dei dati personali, a tal fine, l'ufficio, nelle more delle individuazione della struttura con relativa partecipazione dei soggetti che ne faranno parte, ha posto in essere gli atti a contenuto generale in esecuzione delle disposizioni previste dalla Legge 675/96, dal D.Lgs n. 135/99 e dal DPR 318/99; ed i provvedimenti conseguenti, di pertinenza del Settore.

Il servizio ha inoltre curato:
- Assistenza al Consiglio Comunale: Presenza alle sedute con personale addetto alle stesse.
- Lavori di predisposizione e coordinamento dell'attività preparatoria al Consiglio Comunale.

A supporto dell'attività del Consiglio Comunale è stata espletata la seguente gara d'appalto:
- servizio di diffusione televisiva delle registrazioni delle sedute del consiglio comunale per la durata di due anni in esecuzione della deliberazione della giunta comunale n° 214 del 13/06/2000.

Iter procedimentale relativo alle deliberazioni consiliari
Assistenza alla Giunta Comunale

Gestione contratti dei seguenti servizi di competenza:
- Servizio Pulizia locali adibiti ad uffici comunali e palazzo di giustizia.
- Servizio guardiania e custodia edifici adibiti ad uffici comunali.
- Servizio di diffusione televisiva.
- Noleggio fotocopiatori.

Altre pratiche trattate:
- Aggiornamento dello Statuto comunale: la recente modifica della Legge 142/90 introdotta dalla L. 265/99 ha reso improrogabile un'attività di studio ed adeguamento dello statuto comunale alle innovazioni legislative successive al 1995, anno di revisione dello statuto. Tale attività è stata conclusa con l'approvazione dello statuto con deliberazione di consiglio comunale n° 55 del 02/06/2000 e sua approvazione da parte del CO.RE.CO. il 26/07/2000.

Numero di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio pubblicate:
- Deliberazioni di Giunta comunale n° 486
- Deliberazioni di Consiglio comunale n° 103.

Numero di Determinazioni di settore registrate: 577

Numero di proposte di deliberazione del settore:
- Di giunta comunale: 42
- Di Consiglio comunale: 6

Numero di contratti repertoriati:
- 244 scritture private
- 99 atti pubblici.

Numero contratti elaborati su materia di competenza del settore:
- 106 scritture private
- 5 atti pubblici.

Partecipazione a Sedute Consiglio Comunale: 28
- si precisa che ad ogni seduta sono presenti due dipendenti del settore, uno addetto all'assistenza del Segretario Generale, l'altro al terminale per la rilevazione elettronica delle presenze e dei voti dei consiglieri.

Partecipazione a Commissioni consiliari di competenza:
Commissione VII: 7 sedute

Orario di apertura al pubblico:
Lunedì e mercoledì dalle 8.00 alle 14.00 e dalle 15.30 alle 18.30;
Martedì, giovedì e venerdì dalle 8.00 alle 14.00.

SERVIZIO PROTOCOLLO E ARCHIVIO:

Ufficio protocollo:

Numero atti protocollati: 60.539

Apertura al pubblico:
dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00, pomeriggio lunedì e mercoledì dalle 15.30 alle 18.30;

Servizio Archivio:
Riordino dei documenti pregressi per categorie omogenee, presa in carico degli atti dai vario settori e loro archiviazione, ricerche su atti e documenti su richiesta di privati, amministratori e uffici interni, fotocopiatura e consegna degli stessi.

Ricerche d'archivio e, fotocopiatura atti: 400

Atti fotocopiati e consegnati: 8179.

SERVIZIO MESSI

Il servizio svolge le seguenti attività:
- notifica degli atti su richiesta degli Enti esterni,
- comunicazione e convocazione degli organi politici, conformemente alle esigenze generali;
- ricostruzione degli elenchi delle notifiche eseguite ai diversi Enti per procedere al recupero delle somme dovute dai richiedenti a titolo di rimborso spese di notifica;
- pubblicazione atti all'Albo Pretorio su richiesta di Enti esterni e uffici dell'Ente;
- gestione e rendicontazione crediti a titolo rimborso spese per notificazione atti;

Numero Notifiche: 8.691
Numero atti pubblicati all'Albo: 13.403
Apertura al Pubblico: ore 8.30-9.30

SERVIZIO AFFARI DEL PERSONALE

Il servizio personale ha provveduto al rifacimento della dotazione organica e alla assunzione di 102 unità di varie qualifiche.
Sono state istituite circa 2450 domande di concorsi.
Procedure concorsuali.

Piano annuale per la formazione
In esecuzione dell'accordo decentrato per i dipendenti, l'ufficio ha elaborato un piano per la formazione comune ai dipendenti dei diversi settori, su argomenti di interesse generale, concertati con la conferenza dei dirigenti e con la delegazione trattante.
Sono state svolte 9 giornate di studio e aggiornamento in sede, tenute da esperti esterni e da funzionari dell'Ente.
Si è avuta la partecipazione media di n° 25 dipendenti a giornata.

SERVIZIO CED

Sono stati quantificati dal responsabile del servizio i seguenti interventi:
Circa 200 per installazioni, reinstallazioni, e/o aggiornamento programmi automazione d'ufficio, configurazione emulatori.
Circa 100 per operazioni di normalizzazione PC (scandisk, defrag…)
Circa 50 per controllo antivirus
Circa 50 per collegamenti per spostamento PC da ufficio a ufficio o per nuove installazioni;
circa 250 per sostituzione cartucce e nastri, pulizia testine stampanti, settagli e configurazioni varie;
circa 150 verifiche di primo intervento di malfunzionamento di cui 90 con conseguente chiamata assistenza.
Circa 200 su richieste specifiche su gestionali in genere.
N. 80 per nuovi accessi e nuovi profili operativi.
Verifiche per questioni relative all'anno 2000.
Aggiornamento programmi gestionali, salvataggi e tutti gli interventi necessari alla gestione del CED.
Attivazione juke-box con banche dati e varie postazioni per l'accesso.
Trasferimento dati da vecchi a nuovi pc.
Installazione collegamento antivirus sui PC.
Censimento dotazioni informatiche di tutto l'ente (anche in previsione della gara di assistenza per il prossimo triennio).

Supporto tecnico a vari settori e servizi:
- Servizio Personale
- Servizi finanziari.
- Servizio Protocollo.

Adeguamento normativa privacy
- Il centro di elaborazione dati ha provveduto nell'ambito delle attività di adeguamento alla normativa sulla privacy ad installare un antivirus in rete;
- Ad assicurare continuità all' alimentazione elettrica; ad assicurare i salvataggi giornalieri dei dati delle banche dati informatizzate;alla conservazione dei supporti di salvataggio in apposito armadio blindato; al controllo degli accessi a dati e programmi.
- Predisposizione di un documento programmatico sulla Sicurezza con la collaborazione di un incaricato esterno, previa l'analisi dei rischi, con particolare riferimento a quelli di perdita di dati, accesso non autorizzato e trattamento non conforme; a tal fine è stata presentata la proposta di deliberazione, di approvazione da parte della giunta comunale in data 29/12/2000 n° 475.